RESUMEN
La transparencia no comienza en los portales institucionales, sino en el derecho del ciudadano a ver, entender y controlar su propio expediente. Sin conocimiento del expediente no hay tutela administrativa efectiva ni control constitucional de la actuación pública.
Hablar de transparencia administrativa en República Dominicana suele remitir a portales institucionales, informes de gestión o estadísticas publicadas de forma periódica. Sin embargo, para el ciudadano común, la transparencia que verdaderamente importa no es la que se exhibe en abstracto, sino la que incide directamente en su vida cotidiana. La posibilidad real de saber qué está pasando con su trámite, quién lo tiene, por qué no avanza y qué documentos existen sobre su caso. En ese punto concreto es donde el expediente administrativo deja de ser un concepto técnico reservado a abogados y se convierte en la principal herramienta de defensa de cualquier persona frente a la Administración.
El expediente administrativo no es un simple archivo interno ni una colección desordenada de papeles. Es la reconstrucción jurídica de la relación entre el ciudadano y el Estado en un procedimiento determinado. Todo lo que la Administración recibe, produce, analiza o utiliza para tomar una decisión debe constar en ese expediente. Cuando el expediente es completo, accesible y trazable, el ciudadano puede comprender el proceso, ejercer su derecho de defensa y exigir responsabilidad. Cuando el expediente es opaco, fragmentado o inaccesible, el ciudadano queda a merced de la discrecionalidad, del retraso indefinido y, en no pocos casos, de prácticas informales que erosionan la confianza pública.
La idea de que el ciudadano tiene derecho a conocer su expediente no es una concesión moderna ni una moda importada. En los sistemas jurídicos más desarrollados, especialmente en Europa, este derecho surge como una reacción histórica frente a la llamada “administración del secreto”. Francia, por ejemplo, durante décadas construyó su aparato administrativo sobre la base de la reserva y la discreción profesional, hasta que la presión democrática, el control ciudadano y la lucha contra la corrupción impulsaron una verdadera juridificación del concepto de transparencia. Autores como Yves Jegouzo explicaron tempranamente que la transparencia administrativa no es solo una virtud ética, sino un conjunto de procedimientos jurídicos destinados a permitir a los administrados acceder al sistema administrativo y limitar el secreto como regla general. En ese contexto, el acceso a los documentos administrativos y al expediente se convirtió en una garantía estructural del Estado de Derecho.
España avanzó aún más al consolidar la noción de expediente completo y al reconocer que el interesado en un procedimiento no puede estar en peor situación que un tercero que solicita información por razones de transparencia. La doctrina española ha sido particularmente clara en señalar que negar el acceso al expediente durante la tramitación de un procedimiento genera indefensión material, aunque formalmente exista un trámite de audiencia. Por eso, el expediente dejó de concebirse como un documento final que se consulta cuando todo está decidido y pasó a entenderse como un instrumento vivo, accesible incluso durante la tramitación, precisamente para permitir una defensa efectiva.
En América Latina, países como Perú y Colombia han seguido una lógica similar, incorporando el acceso a la información y al expediente como derechos autónomos, no subordinados a la discrecionalidad administrativa ni condicionados a que el ciudadano explique para qué necesita la información. En esos sistemas, el expediente en trámite también es accesible, con límites estrictos y excepcionales, y cualquier restricción debe estar debidamente justificada. Además, se ha desarrollado con mayor claridad la idea de que, cuando un documento contiene partes reservadas, la Administración está obligada a entregar la parte no reservada, evitando así la práctica del expediente mutilado o invisible.
Frente a esas experiencias comparadas, la realidad dominicana muestra un desfase que no es tanto normativo como operativo. Desde el punto de vista jurídico, la República Dominicana cuenta con un marco robusto. La Constitución consagra principios vinculados al debido proceso, al control de la actuación pública y a la libertad de información. La Ley núm. 107-13, sobre los derechos de las personas en sus relaciones con la Administración y de procedimiento administrativo, incorpora expresamente el derecho a la buena administración, entendida como una actuación objetiva, razonable, motivada y respetuosa de los derechos del ciudadano. Esa ley reconoce que los procedimientos administrativos deben tramitarse con transparencia y que el ciudadano tiene derecho a conocer las actuaciones que le afectan. A ello se suma la Ley núm. 200-04 sobre libre acceso a la información pública y la Ley núm. 172-13 sobre Protección de los Datos Personales, que refuerzan el derecho de cualquier persona a obtener información en poder del Estado.
El problema no es, por tanto, la ausencia de normas, sino la brecha entre el derecho reconocido y la práctica cotidiana. En la experiencia de miles de ciudadanos dominicanos, los trámites administrativos se caracterizan por la opacidad operativa. Se someten documentos sin recibir constancias claras, los expedientes se fragmentan entre departamentos, las respuestas se reducen a fórmulas vagas como “está en proceso” y no existe un mecanismo sencillo para identificar al responsable del trámite ni para conocer qué actuación concreta está pendiente. En muchos casos, el ciudadano no tiene forma de ver su expediente, ni física ni digitalmente, y cuando intenta acceder se encuentra con resistencias informales, excusas técnicas o simples silencios administrativos.
Esta situación contradice frontalmente el sentido del derecho a la buena administración. Una Administración que no permite al ciudadano conocer el estado real de su trámite, acceder a su expediente o identificar a la unidad responsable no solo actúa con ineficiencia, sino que vulnera garantías básicas del debido proceso administrativo. La falta de transparencia operativa genera indefensión, fomenta la desconfianza y abre espacios para prácticas clientelares que la propia normativa dice combatir.
La tecnología, que podría ser una aliada decisiva, ha sido utilizada de manera parcial. El Estado dominicano ha desarrollado portales, sistemas transaccionales y plataformas de acceso a la información, como el SAIP y las Oficinas de Acceso a la Información. Sin embargo, en muchos casos estos mecanismos se orientan a la transparencia general o estadística, no a la gestión concreta del expediente del ciudadano. Digitalizar un trámite sin permitir al usuario ver su historial, sus documentos, los plazos y las actuaciones realizadas es simplemente trasladar la opacidad del papel a la pantalla. La verdadera modernización administrativa exige sistemas que garanticen trazabilidad, notificaciones formales, acuses de recibo verificables y acceso permanente al expediente electrónico.
En los países donde este problema ha sido superado, el expediente electrónico funciona como una carpeta ciudadana. El interesado puede entrar, ver cada actuación, descargar documentos, recibir notificaciones y comprobar quién tiene el trámite y desde cuándo. Esa simple arquitectura reduce drásticamente los conflictos, acelera los procedimientos y fortalece la legitimidad de la Administración. No se trata de un lujo tecnológico, sino de una exigencia democrática mínima.
República Dominicana necesita avanzar en esa dirección si quiere que el derecho a la buena administración deje de ser una declaración programática y se convierta en una experiencia cotidiana. Eso implica asumir que el expediente administrativo pertenece, en cierto modo, también al ciudadano, porque es el soporte de sus derechos. Implica abandonar la cultura del secreto innecesario, estandarizar la entrega de constancias y copias, fijar plazos reales y visibles, y responsabilizar institucionalmente a quienes retienen o paralizan expedientes sin justificación.
En definitiva, el expediente administrativo es mucho más que un requisito formal del procedimiento. Es el espacio donde se materializa la relación de poder entre la Administración y el ciudadano. Cuando el expediente es accesible, completo y transparente, el ciudadano deja de ser un solicitante pasivo y se convierte en un sujeto de derechos. Cuando no lo es, la Administración se encierra en sí misma y la democracia se resiente en lo cotidiano. Por eso, hablar de acceso al expediente y de transparencia operativa no es un debate técnico reservado a especialistas, sino una discusión central sobre la calidad del Estado y el respeto efectivo a la dignidad del ciudadano en República Dominicana.
Por Jaime Genao