RESUMEN
«Si tienes que comerte dos ranas, cómete primero la más fea.»
-Brian Tracy
¿Cuántas veces hemos mirado nuestra lista de tareas y sentido que la carga de trabajo es inabarcable? Este sentimiento, que es común entre los empleados de cooperativas, puede ser un obstáculo importante para la productividad. Pero aquí está el secreto: la productividad no radica en hacer muchas cosas, sino en hacer las cosas correctas en el momento adecuado.
Hoy te comparto un enfoque sencillo pero poderoso que puede transformar la forma en que tus empleados abordan sus días: el concepto de «Comerse esa rana». Esta filosofía no tiene nada que ver con una aventura culinaria exótica, sino con la idea de abordar, desde primera hora, la tarea más grande y desafiante del día.
Este poderoso enfoque fue popularizado por Brian Tracy en su libro ¡Tráguese ese sapo!, donde explica que empezar el día enfrentando la tarea más difícil, esa que más impacta nuestros objetivos, es la clave para mejorar la productividad y vencer la procrastinación. Al aplicar este principio en una cooperativa, se puede crear una cultura donde los empleados logren avances significativos, ya que estarán completando primero las tareas más importantes y dejando de lado las distracciones.»
Aquí te dejo cinco pasos prácticos para aplicar esta metodología y potenciar la productividad en tu equipo.
Paso 1: Identifica tu rana
El primer paso para aumentar la productividad es ayudar a los empleados a identificar la tarea más importante del día. En lugar de empezar el día respondiendo correos electrónicos o haciendo tareas menores, anímalos a centrarse en aquella tarea que, si se completa, generará el mayor impacto en su día y en los objetivos de la cooperativa.
En una cooperativa, esta «rana» puede ser, por ejemplo, la revisión y corrección de errores en la contabilidad o el diseño de un nuevo plan financiero para los socios. La clave es que cada empleado sepa reconocer cuál es esa tarea crítica que no pueden posponer. Cuanto antes se realice, mayor será la satisfacción y el impulso para completar el resto de las tareas.
Paso 2: Desglosar las grandes tareas en pequeños pasos
Cuando las tareas se ven demasiado grandes, los empleados pueden sentirse paralizados. En lugar de esperar que terminen toda la tarea de una sola vez, fomenta que la dividan en pequeños pasos manejables. Esta técnica es clave para que no se sientan abrumados y, a largo plazo, mejora el desempeño.
Por ejemplo, si uno de los empleados tiene que preparar un informe financiero trimestral, podría empezar por reunir los datos del último trimestre, luego organizarlos y, finalmente, redactar el informe completo. Cada pequeño avance refuerza la confianza del empleado, lo que facilita la ejecución de la tarea global.
Dividir las tareas en pasos pequeños es como cortar una rana en pequeños pedazos: hace que sea más fácil de manejar y, al mismo tiempo, genera menos resistencia para comenzar.
Paso 3: Prioriza el tiempo para la rana
Las distracciones son uno de los mayores enemigos de la productividad en las cooperativas. Los empleados pueden verse interrumpidos por correos electrónicos, reuniones improvisadas o visitas inesperadas. Es importante que todos los miembros del equipo reserven un espacio en su agenda dedicado exclusivamente a esa tarea clave del día, su “rana”. Durante ese tiempo, es fundamental que no haya interrupciones.
Anima a tu equipo a cerrar el correo electrónico, apagar el teléfono móvil y desconectar de cualquier distracción. Este enfoque crea un espacio mental donde pueden concentrarse al máximo, lo cual es clave para la eficiencia.
En una cooperativa, esto puede implicar reservar la primera hora de la jornada para resolver los problemas más críticos, como organizar el flujo de caja o atender solicitudes urgentes de socios. La constancia en este hábito de bloquear tiempo es clave para que los resultados sean palpables.
Paso 4: Acción inmediata sin sobrepensar
Muchas veces, los empleados pasan demasiado tiempo pensando en la tarea, planificándola o incluso temiéndola. Esto solo alimenta la procrastinación. En lugar de perder tiempo preocupándose por la magnitud de la tarea, lo más importante es simplemente empezar.
Recuerda, el paso más difícil siempre es el primero. Anima a los empleados a actuar de inmediato. Una vez que se empieza a trabajar en la tarea, el impulso les ayudará a continuar. Lo importante es que den el primer paso, aunque sea pequeño. Una vez que el trabajo comienza, notarán que avanzan más rápido de lo que esperaban.
En el contexto de una cooperativa, podría ser algo tan simple como iniciar una conversación con un socio insatisfecho o hacer esa llamada que llevan evitando durante días. La acción, más que la planificación excesiva, es lo que traerá resultados.
Paso 5: Celebra los logros
El último paso, y no menos importante, es que los empleados se tomen un momento para celebrar sus logros, grandes o pequeños. Cada vez que completen una tarea importante, deben ser capaces de sentir satisfacción por lo logrado. Este refuerzo positivo es clave para fomentar el hábito de atacar las tareas más importantes primero.
En una cooperativa, estas celebraciones pueden ser tan simples como felicitar a un empleado en una reunión por haber completado una tarea desafiante, o darles un reconocimiento público por su esfuerzo. Reconocer los logros individuales y colectivos crea un ambiente de trabajo más positivo y enfocado en la productividad.
Aplicación en el Entorno de Cooperativas
El concepto de «comerse esa rana» es altamente adaptable al entorno de una cooperativa. Los empleados en estos entornos suelen estar involucrados en múltiples áreas, desde la atención al socio hasta la administración de recursos financieros. Esto puede resultar en una sobrecarga de tareas que, si no se priorizan adecuadamente, puede conducir a una disminución de la eficiencia.
Implementar estos cinco pasos permite a los empleados enfocarse en las tareas de mayor impacto. En lugar de saltar de una tarea a otra, la clave es priorizar lo que realmente genera valor, lo cual es vital para las cooperativas, donde la eficiencia es crucial para maximizar los recursos y servir mejor a los socios.
Recomendaciones Finales
- Crear un ambiente libre de distracciones: Un ambiente de trabajo que fomente la concentración es clave para aplicar el principio de «comerse esa rana». Establecer políticas para minimizar las interrupciones durante las primeras horas del día podría ser una gran medida.
- Fomentar el reconocimiento positivo: Es fundamental que los empleados reciban reconocimiento por su esfuerzo. En cooperativas, esto no solo motiva, sino que también crea una cultura de responsabilidad y eficiencia.
- Fijar metas claras: Ayuda a tus empleados a identificar sus «ranas» diarias a través de reuniones periódicas en las que se establezcan las prioridades de cada semana. Esto les permitirá saber exactamente dónde deben enfocar sus esfuerzos.
Al aplicar estos principios, las cooperativas no solo lograrán una mayor productividad, sino que también fortalecerán la motivación y el compromiso de sus empleados. La clave está en centrarse en lo importante, avanzar paso a paso y celebrar cada logro.
Por: Víctor Ventura, presidente C.A. COOPEMIC