Lo que no se comunica no existe, por eso, la comunicación es una ventana de oportunidades, que, al gestionarse desde el bien hacer, tiene su génesis en la escucha activa. Ella, se hace y dice para influenciar a las personas; porque, “quien comunica bien, siempre acaba triunfando”. Pero, para ello, es necesario dedicar tiempo a pensar; a planear, para así, anteponerse a situaciones de riesgo y para prepararnos para el cambio.
En el ámbito de la comunicación institucional, al planear decidimos de forma anticipada, ¿qué hacer?, ¿de qué manera?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿quién debe hacer?, como hemos indicado en anteriores artículos, que invito identificar. Siempre en interés de fortalecer acciones positivas, neutralizar amenazas, priorizar los recursos y concentrarnos en los objetivos, para alcanzar las metas propuestas.
Como es bien sabido la comunidad academia; profesionales peritos o técnicos que operativizan comunicaciones, prensa y Relaciones Públicas, entre otras ciencias del saber humanos, asumen y ponderan la planificación estratégica, porque, nos permite desarrollar y mantener concordancia entre las metas y las capacidades de nuestra institución con sus oportunidades mercadotécnicas, siempre en pro de mejorar la imagen o el producto. Una acción que debe ser constante, mediante el uso intensivo de las estrategias de comunicación, educación e información.
Por eso, elaboramos planes de Comunicación y Relaciones Públicas, para conocer y la ruta de ¿cómo? y ¿cuándo? nuestra institución desea comunicarse con sus públicos, para así implantar los objetivos que se desea lograr. Pero, ese plan será la combinación de acciones a realizar para fortalecer la transferencia de información y conocimiento entre las personas colaboradoras de la institución a nivel interno y público externo.
En interés de generar un buen clima laboral; mejorar la relación marca empleado, y al mismo tiempo, unificar el mensaje institucional en el público externo; quienes identificarán no sólo la filosofía: misión, visión, valores y los objetivos…, también los servicios que ofrece, para acceder a ellos de forma cívica y obtener garantía de sus derechos humanos.
Para esa planeación y orden, previamente se debe hacer un análisis interno y uno externo de nuestra institución, organización o empresa, es decir precisar ¿dónde estamos?, para establecer los objetivos. Definir de forma diáfana esos objetivos o líneas estratégicas; listar las fuentes y herramientas; métodos, tácticas y técnicas de la investigación previa; estudios y datos estadísticos que reflejen la realidad del entorno de nuestra institución.
Además, identificar las audiencias; elaborar la línea o filosofía del mensaje que queremos comunicar; fijar recursos técnicos y financieros, es decir, el presupuesto. Enumerar la lista de los canales que se utilizarán; describir el plan de acción; calendarizada cada acción; velar a nivel interno y externo por la buena imagen de la institución ante la opinión pública. Así como, la buena relación interna y externa.
Es por eso, que hacemos uso de las ciencias de la Comunicación Social, de las Relaciones Públicas, Marketing, Publicidad, entre otras, para garantizar también, la calidad en la difusión de las informaciones producidas y los materiales educativos destinados a la población objetivo o usuaria, con los que se fortalece la imagen visual y pública institucional ante la población; mediante promoción permanente y transitoria de su filosofía; acciones diarias de éxitos, logros…, la que será evaluada constantemente para identificar avances, aplicar nuevas metas o suprimir acciones…
Al abrazar en nuestro accionar las Relaciones Públicas, ese arte y la ciencia que gestiona la comunicación entre la institución y su público clave: interno y externo, se construye, administra y se mantiene la imagen positiva en nuestras organizaciones, propiciada, además, por la vocería de la institución, que es dada por sus calidades e investidura, para ofrecer información a los medios de comunicación. Es decir, la persona designada para informar. Pendiente de que, también existe la vocería de emergencia; establecida por quien ostenta la función o titular, para casos específicos, especiales o eventuales.
De igual forma, en la comunicación interna, se obtiene mayor nivel de organización; se mejora la eficiencia y transmisión de la cultura institucional, mediante el diálogo entre la gerencia y el personal, que será constante; feedback o devolución de respuesta del público receptor; la comunicación entre la gerencia o dirección, personal del mismo nivel…“Si no sabemos cuidar a nuestros clientes internos, difícilmente podremos dar respuestas a los clientes externos, cita Marketing del Siglo XXI.
Las Relaciones Públicas aplicada a nuestras instituciones, nos permite ejercer comunicación de forma bidireccional: nos dirigimos al público, le escuchamos, se atienden necesidades…, lo que, favorece la mutua comprensión. Pero debemos evaluar y dar seguimiento a nuestro plan en esta etapa; medir resultados, para saber si estamos cumpliendo los objetivos propuestos; mejorar o cambiar algunas de las acciones que realizamos para su cumplimiento.
Luego de esta medición y análisis, si es necesario, se debe implantar cambios; corregir desorientaciones y reformular o ajustar las estrategias operativas, para cumplir los objetivos estratégicos. La evaluación puede realizarse cada semana, mensual, trimestral o al finalizar cada acción…, utilice para ello, los indicadores pertinentes, mientras continúa optimizando servicios y recursos de su institución. ¡Les auguro muchos éxitos!
Hasta la próxima entrega
Por Emilia Santos Frias